L’embauche de votre premier salarié marque un tournant décisif pour votre entreprise. Vous assumez dès lors de nouvelles responsabilités légales pour sécuriser cette étape et éviter les sanctions. Ce guide détaille vos obligations principales de manière claire et actionnable.
La déclaration préalable à l’embauche : première étape incontournable
Vous déclarez l’arrivée de votre nouveau collaborateur via la DPAE auprès de l’URSSAF ou de la MSA si agricole. Effectuez cette formalité jusqu’à 8 jours avant la prise de poste. Elle déclenche l’immatriculation à la Sécurité sociale, l’affiliation au chômage et l’adhésion au service de santé au travail.
Créez votre compte employeur sur net-entreprises.fr si c’est votre toute première fois. Remettez une copie de l’accusé de réception à votre salarié le jour J. Oubliez cette démarche et vous risquez une amende jusqu’à 3 750 €.
- Préparez les infos : identité du salarié, dates précises, type de contrat.
- Soumettez en ligne pour rapidité et traçabilité.
- Vérifiez l’accusé pour preuve de conformité.
Choisissez la bonne convention collective
Identifiez la convention collective adaptée à votre activité. Elle fixe salaires minimums, primes, congés et règles spécifiques. Consultez le code NAF de votre entreprise pour cibler la bonne.
Appliquez-la dès la rédaction du contrat. Elle prime sur le Code du travail pour les points plus favorables aux salariés. Intégrez ses clauses pour éviter litiges futurs.
Rédigez un contrat de travail solide
Optez pour un écrit clair quel que soit le type : CDI, CDD ou temps partiel. Précisez poste, rémunération brute, durée du travail, période d’essai et préavis.
Joignez l’attestation de la DPAE et les mentions obligatoires comme l’inspecteur du travail ou le médecin du travail. Envoyez-le avant l’embauche ou remettez-le le jour même.
- Incluez la clause de non-concurrence si pertinente.
- Définissez les horaires et modalités de télétravail.
- Prévoyez les frais de déplacement remboursables.
Mettez en place le Document Unique d’Évaluation des Risques
Élaborez votre DUERP dès l’arrivée du premier employé. Identifiez les dangers potentiels : physiques, chimiques ou psychosociaux. Mettez à jour annuellement ou après changements.
Ce document guide vos actions préventives. L’absence expose à une amende de 7 500 € par salarié concerné. Formez-vous ou mandatez un expert pour une évaluation fiable.
Vous dirigez une société ? Dès l’embauche de votre premier salarié, vous devez établir ce document. Il inventorie les risques physiques, chimiques, biologiques ou psychosociaux qui menacent vos collaborateurs. L’employeur assume la pleine responsabilité de cette évaluation, en impliquant souvent le CSE si l’effectif le justifie.
Ce registre priorise les périls selon leur gravité et leur probabilité. Il intègre des exemples concrets comme le risque routier pour les livreurs ou les chutes en atelier. Résultat : un plan d’actions claires émerge, avec calendrier et ressources allouées.
Étapes clés pour rédiger votre DUERP
Commencez par observer chaque poste de travail. Listez les unités de production, les bureaux et les zones communes. Interrogez vos équipes : elles repèrent les dangers quotidiens que vous pourriez manquer.
1. Identifiez les dangers
Parcourez vos locaux et équipements. Notez les machines bruyantes, les produits toxiques ou les postures répétitives. Pour les équipes mobiles, évaluez les trajets routiers et les charges lourdes.
2. Évaluez les risques
Appliquez une matrice simple : multipliez la gravité potentielle par la fréquence d’exposition. Un risque élevé, comme un manutentionnaire mal équipé, grimpe en tête de liste.
3. Proposez des mesures préventives
Agissez à la source : installez des protections, formez le personnel ou modifiez les processus. Budget et délais précisent chaque initiative.
4. Suivez et actualisez
Revoyez le document annuellement ou après un incident. Tenez-le accessible à tous, papier ou numérique.
Pourquoi miser sur une DUERP bien ficelée ?
Elle réduit les accidents, motive les salariés et renforce votre image. Dans les structures de plus de 50 employés, elle alimente le PAPRIPACT, programme annuel de prévention. Les inspecteurs du travail vérifient sa présence : une absence expose à des amendes jusqu’à 10 000 euros.
Exemple concret : une PME de maintenance identifie les longs trajets comme risque majeur. Elle impose des pauses, des GPS sécurisés et des formations. Résultat : zéro incident en six mois.
Erreurs à éviter lors de la rédaction
N’oubliez pas les risques émergents comme le télétravail ou le stress. Impliquez vraiment vos équipes pour une vision complète. Bannissez les copies génériques : adaptez à votre réalité.
Adhérez au service de santé au travail
Rejoignez le SPST de votre zone dès la première embauche. Organisez la visite d’information et de prévention dans les 3 mois suivant la prise de poste.
Ce suivi médical protège la santé de votre équipe. Le médecin évalue l’aptitude et conseille sur les risques. Conservez les justificatifs pour contrôles.
- Contactez le SPST local via la Direccte.
- Planifiez la visite obligatoire.
- Formez un référent sécurité interne.
Gérez le registre du personnel et les affichages
Tenez un registre du personnel papier ou numérique. Inscrivez nom, fonction, dates d’entrée et sortie, type de contrat pour tous : CDI, CDD, intérimaires inclus.
Affichez obligatoirement les infos clés : horaires, congés, santé au travail, inspection du travail. Placez-les bien visibles dans les locaux. Sanctions : amendes jusqu’à 3 750 €.
Organisez la paie et les cotisations sociales
Calculez salaire brut plus charges patronales et salariales. Utilisez un logiciel ou externalisez pour précision. Éditez le bulletin de paie mensuel avec mentions légales.
Adhérez à une caisse de retraite complémentaire depuis 2018. Déclarez les cotisations via la DSN unifiée. Vérifiez les aides pour petites structures comme l’ACRE.
- Respectez le SMIC ou minimum conventionnel.
- Conservez justificatifs de paiements.
- Anticipez les déclarations trimestrielles.
Assurez la couverture sociale : mutuelle et prévoyance
Proposez une mutuelle d’entreprise obligatoire pour rembourser frais de santé. Choisissez un contrat responsable et informez vos salariés dans le mois de l’embauche. Ils participent à hauteur d’au moins 50% via la participation employeur.
Évaluez aussi la prévoyance collective pour couvrir invalidité, décès ou incapacité. Certaines conventions l’imposent ; sinon, optez pour un contrat volontaire. Consultez ce site pour en savoir plus sur la mutuelle entreprise.
Contrôlez le temps de travail et la sécurité
Suivez les durées légales : 35 heures hebdo maximum. Pointages ou logiciels justifient le respect. Désignez un référent sécurité pour piloter la prévention.
Affichez les consignes d’hygiène et sécurité. Maintenez un registre des contrôles. Ces mesures minimisent accidents et arrêts maladie.
- Installez un pointage fiable.
- Formez à l’ergonomie des postes.
- Auditez régulièrement les locaux.
Anticipez les seuils et évolutions
À 11 salariés, certaines règles changent comme les délégués du personnel. Préparez le règlement intérieur dès 20 employés. Surveillez les seuils pour déclenchements d’obligations.
Formez-vous continuellement via formations employeurs. Externalisez RH si besoin pour expertise.
Questions fréquentes
Quelle est la durée pour la DPAE lors de la première embauche ?
Effectuez-la jusqu’à 8 jours avant la prise de poste auprès de l’URSSAF. Remettez l’accusé au salarié le jour J.
Le DUERP est-il obligatoire dès le premier salarié ?
Oui, établissez-le immédiatement. Mettez-le à jour annuellement pour évaluer les risques.
Dois-je adhérer à un service de santé au travail ?
Absolument, dès la première embauche. Organisez la visite médicale dans les 3 mois.
Quelle mutuelle proposer à mon premier employé ?
Choisissez un contrat responsable. Informez-le dans le mois et cotisez au minimum 50%.
Quelles sanctions pour non-respect des affichages ?
Amendes jusqu’à 3 750 €. Affichez horaires, santé et inspection du travail visiblement.
